Какой ЭДО выбрать

Рейтинг

 5/5

Содержание:

Практически все виды документов могут быть переведены в цифровой формат. Для ряда отраслей ведение ЭДО обязательно, некоторые предприниматели и организации могут добровольно перейти на ЭДО. Ведение документооборота в электронном виде требует подключения к оператору ЭДО из списка официального реестра ФНС.

Виды электронного документооборота

Бумажный документооборот неудобен по многим причинам: нужные документы не вовремя теряются, есть риск утраты архива из-за пожара, возрастают издержки на печать и приобретение печатающей техники, а также расходников к ней. Кроме того, бумаги нужно где-то хранить, а это аренда дополнительных помещений с оптимальным микроклиматом. ЭДО позволяет создать единую базу, структурировать документацию, повышать дисциплину и эффективность работы.

Виды систем электронного документооборота:

Электронное делопроизводство. Выполняет те же задачи и функции, что и привычное делопроизводство, при этом повышается организованность и упорядоченность процессов.
Архивы. Оцифрованные документы — это дополнительная гарантия сохранности целостности текстовых, графических и прочих документов. Удобство пользования архивом обеспечивается благодаря поиску по заданным параметрам.
Workflow. Подходит крупным компаниям для автоматизации бизнес-процессов. По сути, не заменяет архив, поскольку система предназначена для работы с документами, у которых не истек срок хранения. Не взаимозаменяемой, но близкой к этой системе, является ЕСМ.

Виды ЭДО необходимо выбирать с учетом деятельности организации. Электронные документы имеют равнозначную силу, как и бумажные оригиналы. Причем от оформления на бумаге можно вообще отказаться. Исключение — документы, в которых требуется личная подпись сотрудников, у которых нет электронной подписи. Пример — журнал, в который заносятся сведения о проведении инструктажа по технике безопасности.

Какой сервис электронного документооборота выбрать

Перед внедрением определите для себя:

Объем документов, которые будут использованы только в электронном виде. Если не все партнеры используют ЭДО, часть документов останется на бумаге, т. е. возможно внедрение частичного документооборота.
Популярность системы у контрагентов. Если оператор ЭДО у контрагента другой, обмен возможен через роуминг. В зависимости от системы, роуминг может быть настроен автоматически или вручную: иногда настойка может занять до недели.

ЭД подписывают ЭЦП — подлинность подписи проверяет система. Если вы еще не подключились к СЭД, решающим фактором для вас может стать предоставление ЭП оператором.

Есть различные программы для электронного документооборота: ДЕЛО, 1С, TESSA, А2В и др. У каждой программы есть плюсы и минусы. К примеру, в 1С можно обмениваться документами напрямую благодаря внедренной технологии WA:ЭДО. Но если стороны не нашли технического решения для прямого обмена, можно воспользоваться помощью провайдера. Кроме того, по закону некоторые документы можно пересылать только по зашифрованным каналам, например, через оператора посылают счета-фактуры.

Операторы электронного документооборота

На рынке работают несколько десятков компаний. Попробуем определить, какой ЭДО выбрать.

Сервисы электронного документооборота:

Сфера Курьер. Судя по предоставленной информации о защите данных, является лидером по безопасной передаче. Хотя другие операторы не замечены в утечке данных, поэтому это не единственный критерий выбора. Недостаток — пользовательская поддержка с 8 до 20 часов: у других операторов, за исключением Работа в России, поддержка работает 24/7.
Работа в России. Подходит для КЭДО. Является бесплатной, поддерживает Госуслуги, но имеет ограничения по количеству пользователей (50 на сегодняшний день). Недостаток — отсутствие круглосуточной техподдержки.
Оператор ЭДО Контур.Диадок. Имеет собственный центр по выпуску ЭЦП. Не требуется установка дополнительных программ благодаря наличию веб-версии.
Оператор ЭДО СБИС. Возможно хранение документации на сервере, в облаке. Возможен вход как через Госуслуги, так и соцсети. Имеет широкие возможности для интеграций, поэтому идеально подходит бизнесу, ведущему онлайн-деятельность. Хорошо организована опция роуминга.
Сервис 1С-ЭДО. Позволяет работать организациям друг с другом благодаря сквозной синхронизации в привычном интерфейсе: нет необходимости подключения дополнительного ПО.

Другие популярные операторы: Астрал, Taxcom, Synerdocs, СберКорус, E-COM, ELMA 365 КЭДО. Большинство операторов имеют собственный удостоверяющий центр, продлевают выпуск ЭЦП дистанционно, получили лицензию СКЗИ, имеют бесплатный архив, разрешают неограниченное количество пользователей, поддерживают пользовательские шаблоны, имеют возможность настройки маршрутов согласования (платно или бесплатно), подходят для работы с маркировкой.

Не будем касаться цен, поскольку это не главный критерий выбора оператора. Важно, чтобы СЭД подходила именно вашим задачам. Оператор ЭДО для ФНС умеет предавать отчетность, счета-фактуры, информацию об уплате страховых взносов. Работать можно с любым оператором, если он включен в официальный реестр ФНС.

Выводы

Бумажное делопроизводство, по сути, архаика. Все сферы деятельности в России идут по пути цифровизации, поскольку это удобно, позволяет экономить время и финансы.

Польза от перехода на ЭДО:

Защита данных от несанкционированного доступа.
Оптимизация рабочих процессов: повышение скорости работы с документацией, контроль над действиями подчиненных.
Работа как через стационарные устройства, так и мобильные гаджеты.
Пересылка документов между разными провайдерами.
Учет регламентов, действующего законодательства.
Уведомления в ФНС.
Проверка подлинности ЭЦП.
Удобная работа с реестром.

Использование СЭД будет полезно как в сфере бизнеса, так и в других областях. В статье отражена основная информация о выборе оператора и самые популярные системы, лидирующие в различных отзывах и обзорах. Все СЭД надежны и приблизительно одинаковы. Но если какой-то параметр для вашей деятельности критически важен, ознакомьтесь подробнее с возможностями и условиями систем и подберите подходящую, исходя из критериев выше. ЭДО уже используют не только крупные корпорации, но и мелкий бизнес для соблюдения сроков и завоевания доверия.

Выберите свою онлайн-кассу для ИП

MSPOS-E-РФ

4.8 out of 5
19 500 руб. Купить
MSPOS-SE-Ф

4.9 out of 5
16 500 руб. Купить
MSPOS-D

4.8 out of 5
27 100 руб. В корзину
aQsi 5 Absolut POS

4.6 out of 5
22 900 руб. Купить