Интеграция онлайн-кассы с ЭДО
- 15 апреля 2024
- Время чтения: 9 минут
Любой бизнес связан с десятками нюансов. Особое место среди них занимает ведение документации. Раньше, до появления компьютеров, все делали вручную. Это занимало много времени. Сначала документ составляли, потом куда-то отправляли. В итоге на обмен бумага уходило несколько дней, а то и больше. Сейчас такой проблемы больше нет. Бумажную волокиту заменил электронный документооборот. Что он собой представляет? Как происходит подключение к ЭДО? Рассмотрим эти и другие вопросы подробнее.
Что такое ЭДО
Электронным документооборотом называется обмен важными документами по защищенным каналам связи. Подразумевает полный отказ от бумажных носителей, использование специальных программ и оборудования.
Системы ЭДО поддерживаются операторами. Это коммерческие компании, ведущие деятельность под контролем ФСБ России. Их задача – давать подключившимся клиентам доступ к защищенным файлам. Проходящие через операторов бумаги подписываются УКЭП. Эта электронная подпись, но усиленная и квалифицированная.
После подключения электронного кассового документооборота, у клиента появляется доступ к сервисам, расположенным на интернет-ресурсах оператора. Используя их, они обмениваются файлами с другими пользователями или организациями. Основные данные хранятся в личном кабинете. Дополнительно есть архив всех проходящих документов и база данных участников (администраторов в том числе).
Для наглядности покажем, как примерно выглядит процесс работы ЭДО:
- Клиент составляет документ, например, отчет или договор. Подписывает, используя УКЭП.
- Отправляет партнеру или, например, инспектору.
- Клиент получает подтверждение о приеме/подписании документа или данные об отклонении.
Что в это время делает оператор ЭДО? Проверяет подлинность электронной подписи, сообщает о принятии или отклонении документа, обеспечивает безопасность передачи данных.
Основные преимущества
У ЭДО внушительный список преимуществ. Он выглядит так:
- Упрощение работы внутри организации. Благодаря электронному документообороту можно избавиться от архивов, стопок бумаг в кабинетах, папок, шкафов и т.д. Все это хранится в электронном виде. Доступ можно получить в любой момент с любого устройства. На это уйдет буквально несколько секунд. Достаточно ввести нужные данные. Система отфильтрует имеющиеся в базе документы и выдаст нужный.
- Ускорение рабочего процесса. С электронными документами работа идет быстрее, чем с бумажными. Причина проста — меньше времени занимает поиск и отправка. Обычные бумаги отправляют почтой или курьером. Доставка, например, в другой город занимает несколько дней. В ЭДО на это уйдет несколько секунд.
- Экономия. Для бумажных документов нужна бумага, печати. Дополнительно тратятся деньги на отправку. С электронным документооборотом во всем этом нет необходимости.
- Точность. Использование ЭДО исключает вероятность потери документов. При пересылке всегда можно отследить статус каждого отдельного файла. К тому же, отправка и получение происходят по защищенным каналам.
Еще одним несомненным плюсом является автоматическая проверка всех бумаг на соответствие требованиям налоговой службы. Происходит это до их подписания.
Кому нужно перейти на ЭДО
На законодательном уровне нет требований к обязательному использованию электронного документооборота при ведении деятельности. Но! Все больше госучреждений принимают отчетность именно в таком виде. Приведем примеры:
- Налоговая принимает отчетность в электронном виде с организаций с количеством сотрудников от 100 человек.
- Пенсионный фонд России требует электронный отчет с организаций, в которых работает минимум 25 сотрудников.
Отдельно стоит сказать о сферах деятельности, в которых ЭДО должен быть сразу с момента открытия. Это, например, заведения общепита или торговли, которые работают с маркированными товарами.
Как подключиться к ЭДО
На первый взгляд кажется, что переход на новую систему сложный. Это не так. Для подключения ЭДО кассы или кассового документооборота нужно:
- Проанализировать ситуацию. На этом этапе стоит подумать, насколько целесообразен переход. Если речь о торговле, кассовый аппарат с ЭДО избавит от многих проблем.
- Составить схему движения документов. Сначала следует изучить особенности бумажного документооборота, узнать количество задействованных сотрудников, выяснить, что имеет право подписи, где возникают сложности.
- Оформить электронную подпись. Для этого нужно обратиться в налоговую. Она выпустить ЭП для руководителя компании. Подпись для сотрудников можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре.
- Выбрать способ работы. Здесь играет роль количество документов. Если их менее 100 за месяц, можно пользоваться онлайн-версией, если больше — интегрировать ЭДО в учетную систему.
Следующий этап — выбор оператора. Первое, на что нудно обратить внимание, — наличие лицензии. Затем стоит оценить репутацию и качество предоставляемых услуг. Что еще нужно учесть?
- Функциональность. Важно, чтобы функциональность оператора соответствовала потребностям компании.
- Цена. Можно сравнить несколько предложений и тарифов и только после этого сделать выбор в сторону наиболее выгодного. Не стоит забывать, что на сайтах обычно указана средняя цена. Итоговая стоимость складывается их количества бумаг, периода использования сервиса и т.д.
- Техподдержка. Желательно, чтобы она была круглосуточной.
Обязательно нужно убедиться в том, что система оператора подходит к системе управления документами, установленной в компании.
Дальше все просто. После выбора оператора нужно заключить договор об обслуживании, установить нужные программы на компьютер. Это может быть криптопровайдер, используемый для подписания документов электронной подписью. Останется только зарегистрироваться. Обычно система требует указать телефон, адрес электронной почты, пароль. Многие системы поддерживают регистрацию через ЕСИА или сертификат ЭП.
Наглядный пример
Для наглядности рассмотрим, как настроить ЭДО на кассе Эвотор. Сначала нужно установить приложение ЭДО. Если компания работает с маркированными товарами, можно установить только приложение «Маркировка». ЭДО установится автоматически.
Что делать дальше?
- После первого включения откроется меню настройки. Подтвердить ее.
- Подключить к системе электронную подпись.
- Выбрать оператора, с которым заключен договор. Его указывают при регистрации в личном кабинете. Если такого не было, система предложит зарегистрироваться.
- Выбрать электронную подпись из списка на подключенном носителе.
- Если подпись имеет пароль, ввести его.
- При подключении ЭДО на кассе Эвотор пользователь увидит список сертификатов, которые хранятся на том же носителе, что и подпись. Нужно выбрать один из них, подтвердить использование по умолчанию.
- Теперь нужно ввести данные владельца электронной подписи.
- Завершить настройку.
Если все сделано верно, система готова к работе.
Вернемся к 7 пункту. Данные подписанта меняются в зависимости от должности. Так, например, если это руководитель, нужно указать, что это лицо, совершившее сделку и несущее ответственность за оформление. А если это физлицо по доверенности, нужно обозначить его, как того, кто отвечает за оформление события. В каждом случае нужно отметить основания для подписания бумаг. На выбор есть должностные обязанности, устав, работа по доверенности. В последнем случае нужно указать ее номер.
Итак, подключение ЭДО и онлайн-кассы, в целом, — несложная задача. Но есть масса нюансов, которые неопытный пользователь может упустить. Компания КАССЦЕНТР готова взять на себя ответственность за установку необходимого программного обеспечения, подключение компании к электронному документообороту, выбор оператора. Мы настроим систему в соответствии с особенностями вашей деятельности и научим сотрудников работать в ней – ускорим переход на ЭДО в несколько раз и избавим вас от лишних беспокойств.