Пересортица товара обнаружение, оформление, исправление и выравнивание остатков
- 12 сентября 2024
- Время чтения: 9 минут
Инвентаризация — это важная процедура, без которой трудно представить себе деятельность организации. Ее суть заключается в том, чтобы выявить расхождения между действительными остатками и тем их количеством, которое указано в документации. В ходе инвентаризации выявляется не только наличие и количество товаров на складе, их сохранность, но также пересортица.
В этой статье мы рассмотрим, как возникает пересортица на складе, к чему она может привести, и как правильно оформить ее документально, чтобы не было проблем с налоговой.
Что такое пересортица товара на складе
Пересортица товара — это несовпадение фактического остатка с расчетным в одном отчетном периоде. Возникает она, когда товара одного сорта гораздо больше, чем другого. Например, люди ожидали, согласно учетным данным, увидеть шесть коробок мыла от производителя А и четыре коробки мыла от производителя Б, а в итоге получили три коробки мыла А и семь коробок мыла Б. Значит, товары каким-то образом были перепутаны и неправильно учтены. Обычно за несовпадение ответственен один и тот же сотрудник.
Некоторые путают между собой пересортицу и недостачу, поскольку в обоих случаях данные, указанные в документах, не совпадают с фактическими. Однако если в первом случае один товар в избытке, а другой — в недостатке, то во втором он вообще отсутствует.
Пересортица является довольно неприятным явлением, поэтому с ней необходимо бороться. В процессе разбирательств обычно привлекают бухгалтеров, продавцов, кладовщиков, курьеров и даже начальство. Часто причиной данного явления становится человеческий фактор.
Пересортица при инвентаризации довольно часто возникает, если:
- Предприятие ведет учет товаров вручную, а не с помощью специального оборудования, из-за чего человеческий фактор становится причиной многих несостыковок.
- Нарушаются процедуры приема, хранения и выдачи товаров со склада.
- Отсутствует налаженный документооборот, нормальная учетная программа, которая вовремя бы актуализировала информацию о товаре.
- Происходят сбои в работе контрольно-кассовой техники (ККТ).
К ее появлению также часто приводит безответственное отношение сотрудников к приему и отгрузке товаров и ошибкам при внесении торговых марок в учетную систему.
Почему нужно вовремя выявлять пересортицу
В результате пересортицы продукции может возникнуть:
- недостача, которую не всегда удается компенсировать;
- потеря денежных средств;
- путаница в бухгалтерских документах, которая не всегда выявляется сразу.
Отражается пересортица также и на покупателях, поскольку те перестают доверять предприятию (например, если товар был пробит по совершенно другой цене). К тому же, в дальнейшем будет труднее заказывать новый товар, ведь тяжело будет сказать, какого именно действительно не хватает в запасе.
Как оформить пересорт и исправить его
С помощью данных, полученных в результате проверки, составляют опись продукции. Если в процессе была выявлена пересортица, то составляется специальный акт о пересорте товара.
Порядок оформления пересорта:
- Составление Акта о пересортице.
- Составление бухгалтером сличительной ведомости – отражение в ней результатов пересчета остатков продукции. Точную дату пересортицы обычно трудно указать, поскольку точно неизвестно, когда одного товара стало больше, чем другого. Поэтому в документах просто указывают день, когда была обнаружена ошибка.
- Составление председателем комиссии по инвентаризации объяснительной записки виновным в пересорте лицом (при этом в ней обязательно следует указать, какая продукция находится в избытке, а какая – в недостатке, почему возникла такая ситуация, и как сотрудник может избежать ее в дальнейшем). Документ передают председателю комиссии по инвентаризации.
- Создание предложения о зачете пересортицы.
- Издание приказа руководителем предприятия о зачете пересортицы. Ее оформление бухгалтером.
- Оформление ведомости учета результатов проверки.
Существуют унифицированные формы ИНВ-3, 26,19, с помощью которых не придется думать, как правильно оформлять пересортицу. Однако при желании коммерческие организации могут разработать свои формы документов с учетом обязательных реквизитов с учетом Закона №402-ФЗ п.2 ст.9.
Чтобы исправить пересорт, нужно будет:
- оприходовать излишки и указать их стоимость во внереализационных доходах;
- списать недостачу и учесть ее во внереализационных расходах.
Главное, что нужно помнить владельцу организации — пересорт товаров можно устранить, если соблюдать правильный порядок действий.
При пересортице также можно оформить взаимозачет – недостаток одного товара заменить избытком другого. Для него потребуются только итоги инвентаризации, названия товаров и сведения из объяснительной, которую принес сотрудник. Однако его можно оформить только в том случае, если:
- расхождения были обнаружены после полной инвентаризации;
- ответственность за пересорт лежит на одном человеке;
- недостаток товара легко компенсировать.
То есть, взаимозачет произвести не так уж и просто. В отдельных случаях даже может понадобиться анализ технолога, который точно подтвердит, можно ли отнести товары к одной группе или нет.
Как предотвратить подобное явление
Чтобы не пришлось оформлять пересорт на складе, следует:
- регулярно проверять корректность работы ККТ;
- вовремя менять старую учетную технику на новую;
- строго следить за работой персонала, не бояться делать выговоры в случае возникновения неприятных ситуаций;
- автоматизировать повседневные процессы, чтобы снизить влияние человеческого фактора, количество бумажных документов;
- отрегулировать процесс приемки, хранения и выдачи товаров;
- следить за выполнением сотрудниками правил организации;
- продумать документооборот, систему отчетности.
Если бизнес маленький, то можно некоторыми процессами заниматься и вручную. Однако если вы работаете с несколькими категориями товаров сразу, стоит задуматься об автоматизации работы, правильной организации товароучетной системы.
Зачем нужна автоматизация инвентаризации: подбираем оборудование
Чтобы не задаваться вопросом, как исправить пересортицу, можно заранее обезопасить себя от этого явления и приобрести современное оборудование, предназначенное для автоматизации многих процессов. Также понадобится и ПО, которое способно максимально отслеживать перемещение товара по предприятию.
Чтобы не пришлось мучиться с оформлением пересортицы товара, следует приобрести терминал сбора данных (ТСД). Современный ТСД поддерживает мобильную связь, Wi-Fi, Bluetooth, долгое время может работать без подзарядки, имеет сенсорный экран и встроенный сканер штрихкодов.
Моделями ТСД, которые пользуются спросом, являются:
ТСД не будет правильно функционировать без специального ПО для товароучета, например, продуктов 1С, МойСклад, ЕКАМ. Многие из подобных программ могут автоматически проверять расхождения, актуализировать информацию о товаре, быстро компоновать данные и демонстрировать их пользователю в формате Excel. Они также умеют работать с маркированными товарами, из-за чего владельцу бизнеса не придется думать, как исправить пересорт в «Честном ЗНАКЕ».
В результате с помощью терминала и программы можно значительно упростить работу склада. Все, что нужно сделать – загрузить в ТСД список проверяемых товаров, отсканировать штрихкоды на товаре в наличии с помощью встроенного в ТСД сканера, выгрузить данные в программу товароучета. Программа автоматически сверит информацию и предоставит результат.
Порядок действий при обнаружении пересортицы
Если пересорт уже был обнаружен, сначала нужно выявить ответственного за несоответствие между фактическими данными и данными, приведенными в учетной документации. Если это сделать удалось, необходимо запросить у него объяснительную. Далее порядок действий будет тот же самый, что и при оформлении пересорта.
Если все-таки непонятно, кто именно виновен в появлении пересортицы, необходимо заранее подготовить документальные доказательства того, что виновника найти не получается, чтобы у контролирующих органов не появились вопросы к организации. Например, что он был довольно давно уволен и теперь не может возместить убытки. Для этого достаточно обычного приказа об увольнении. В более тяжелых случаях понадобится решение суда.
Разберемся подробнее, как оформить пересортицу в налоговом и бухгалтерском учете.
В налоговом учете пересортицу товара нельзя закрыть взаимозачетом. Здесь можно будет указать только внереализационные доходы/расходы и только в том случае, если было установлено ответственное за пересорт лицо.
В бухгалтерском учете указать взаимозачет можно (с указанием специальных проводок).
Пересортица – это неприятное явление, но его можно избежать, если строго следить за взаимодействием персонала с товарами, правильно организовать порядок приема, хранения и учета продукции, а также максимально автоматизировать рутинные процессы с помощью качественной ККТ, специальных программ и оборудования.
Компания «КАССЦЕНТР» поможет вам автоматизировать складскую деятельность, чтобы снизить риски и быстро обнаружить излишки, недостачу и пересортицу товара. Свяжитесь с нами, поможем подобрать оборудование из нашего каталога, а также зарегистрировать, настроить, проводить сервисное обслуживание техники
Выберите свой кассовый аппарат
-
aQsi 5 Absolut POS22 900 руб. Купить -
Эвотор 6 Смарт-терминал27 900 руб. Купить
-
СТБ 517 000 руб. Купить
-
АТОЛ Optima V630 380 руб. Купить
