Отличается ли бумажный чек от его электронной версии
- 05 декабря 2024
- Время чтения: 10 минут
Если в онлайн-магазинах электронные чеки уже давно являются обыденностью, то офлайн-компании стали предлагать своим покупателям альтернативу бумажных фискальных документов не так давно. При этом в п.3.1. ст.1.2 ФЗ №54 четко указано, что оба документа обладают одинаковой юридической силой. Разберемся, приравнивается электронный чек к бумажному или нет? Чем они отличаются и в чем преимущества цифровой версии?
Способы получения электронного чека
Электронный чек — это цифровой документ, подтверждающий факт приобретения продукции или получения услуг. Это цифровая альтернатива традиционному чеку из бумаги, используемая в рамках финансовых операций не только в онлайн-магазинах, но и в традиционных точках продаж.
Механизм получения электронного чека прост:
- Покупатель выбирает товар и оплачивает покупку, предварительно выбрав платежную систему.
- Система обрабатывает платеж и автоматически генерирует чек.
- Документ отправляется покупателю на электронную почту, через SMS-сообщение, в личный кабинет покупателя в системе или приложении. Также в виде QR-кода его можно сохранить на смартфон.
Покупатель может использовать электронный чек для возврата товара, предъявлять его в гарантийных случаях или для учета расходов (получение налогового вычета).
Преимущества цифровых документов
Плюсы применения электронных чеков очевидны. Фискальные документы этого вида:
- удобны в хранении (в смартфоне, приложении, облаке, на электронной почте);
- проще в обработке (программная обработка в рамках бухгалтерского учета сокращает время проверки);
- экономичнее в плане трат (не нужно тратиться на приобретение термобумаги для ККТ);
- экологичнее (снижается потребление бумаги и сохраняются леса);
- безопаснее (защищены паролями и шифрованием, что снижает риск подделки и потери данных);
- доступнее (имея доступ к интернету, получать и изучить чек можно в любое время и в любом месте);
- удобны в бухучете и аудите (легко интегрируются с бухгалтерскими программами и системами управления).
Цифровой документ проще скопировать и отправить, например, в ФНС. На него по желанию можно добавить дополнительные ссылки или изображения, например, логотип продавца, информацию об акциях или скидках, ссылку на онлайн-магазин. С учетом этого цифровой чек можно рассматривать, как один из эффективных маркетинговых инструментов.
Содержание
Внешне электронный чек напоминает оцифрованный вариант бумажного. Продавцы специально идут на такой ход (стилизация по традиционную версию), чтобы повысить доверие к документу.
Электронный чек, отправленный на почту покупателя, содержит следующую информацию:
- номер — уникальный идентификатор, который отсчитывается от момента начала рабочей смены (помогает отслеживать чек);
- адрес, по которому производится расчет (как правило, домен сайта);
- данные продавца — название ООО или инициалы индивидуального предпринимателя, ИНН, контактная информация (необязательное требование);
- e-mail продавца и покупателя (письмо ФНС № АБ-4-20/11987);
- дата и время транзакции;
- информация о фискальном накопителе (ФН) в кассе и код, присвоенный чеку;
- перечень приобретенных наименований, их количество, цена за единицу;
- общая сумма платежа;
- налоги, включенные в стоимость продукции, если это применимо (например, НДС);
- способ произведенной оплаты;
- QR-код со ссылкой на ресурс, позволяющий проверить подлинность чека;
- адрес сайта ФНС.
В случае SMS-сообщения указывают вид документа (кассовый чек), дату и время продажи, данные ККТ (номер), стоимость приобретения, присвоенный ФН код, ссылку на ресурс, где расположена полноценная версия платежного документа. Все реквизиты и данные, которые требуется указать в чеке, прописаны в п.4.7 ФЗ №54.
В чем отличия разных версий чека
Бумажный и электронный чек отличаются по ряду следующих параметров:
- согласие получающей стороны (перед выдачей цифрового чека необходимо получить согласие клиента, бумажный выдается по умолчанию);
- форма хранения (бумажный – физически у клиента, цифровой формат – на ПК, сервере или в облаке);
- доступ и передача (электронный чек можно легко скопировать и быстро передать через интернет, бумажный требует физической доставки, предварительного копирования или фотографирования);
- безопасность (электронные документы защищены паролями и шифрованием, бумага уязвима для физического повреждения или потери);
- срок службы (цифровая версия долго хранится на почте в приложении (например, «Мои чеки онлайн»), бумажные со временем выцветают (особенность термобумаги));
- влияние на экологию (цифровые способствуют ресурсосбережению, для производства традиционных — требуется древесное сырье).
Бумажные чеки вручают покупателю сразу после проведения оплаты и получения денег за товар, что касается цифровой версии, то здесь в соответствии с ФЗ №192 возможны варианты. Электронный чек должен быть получен покупателем до момента вручения ему заказанного товара, то есть отправить его можно на следующий день после покупки (не позже).
Отличия наглядно демонстрируют выгоду работы с электронными версиями платежных документов, этим и объясняется их растущая популярность.
Особенности оформления
Для того, чтобы отправить цифровой чек покупателю, сначала необходимо получить телефон или адрес электронной почты последнего. Чаще всего их вносят в базу магазина при оформлении дисконтной карты или регистрации (если речь об онлайн-ресурсе).
При оформлении покупки и проведении транзакции в программе ККТ выбирается адрес клиента. После проведения операции через кассовый аппарат цифровой документ формируется автоматически. Затем, согласно заданным алгоритмам, отправляется на e-mail клиента.
Все копии электронных чеков сохраняются в базе кассового ПО. Это необходимое условие учета и аудита.
В России обязанность по отправке электронных чеков возложена на организации и индивидуальных предпринимателей, которые используют онлайн-кассы для расчетов с покупателями. Это касается как торговли, так и оказания услуг. Согласно ФЗ №54 неважно, электронный или бумажный чек, продавец в обязательно порядке должен передать его клиенту. Отказаться от традиционной печати документа можно при выполнении следующих условий:
- просьбу об отправке на E-mail озвучил покупатель;
- клиент предоставил все необходимые данные для отправки (номер телефона или адрес электронной почты);
- у продавца есть техническая возможность отправить цифровую версию чека клиенту.
Согласие клиента не является обязательным условием для отправки чека онлайн только при условии, что он зарегистрирован в приложении ФНС «Мои чеки онлайн».
Эта утилита предназначена для проверки чеков, выписанных участниками в системе обязательного использования ККТ. Основные функции приложения позволяют:
- сканировать QR-коды или вводить идентификаторы чеков для проверки их действительности;
- сохранять историю всех проверенных платежных документов, что может быть удобно для контроля расходов;
- сообщать о возможных нарушениях или проблемах с ККТ;
- отслеживать фискальные документы для получения налоговых вычетов и упрощения налогового учета.
Бумажный или кассовый электронный чек — оба имеют одинаковую юридическую силу, поэтому отказ в выдаче любого их них приведет к назначению штрафных санкций. Последние зависят от первичности нарушения и организационно-правовой формы предприятия продавца.
В случае первого нарушения представители ФНС с большой долей вероятности вынесут предупреждение. Но также может быть назначен и штраф: для ИП — до 2 тысяч рублей, для организации (ООО) — до 10 тысяч рублей.
При выявлении повторного нарушения, связанного с невыдачей, сумма штрафа может быть увеличена до 20 тысяч (для ИП) и 30 тысяч рублей (для ООО). При третьем и последующих нарушениях — штрафные санкции вырастут соответственно до 30 и 50 тысяч рублей.
Более того, штрафы в размере от 1,5 до 3 тысяч рублей будут наложены на руководителей компаний, а так как невыдача фискальных чеков относится к нарушению порядка применения ККТ, то налоговики могут «заморозить» деятельность предприятия на срок до 1,5 месяцев.
Переход на электронные чеки
Процесс перехода включает в себя ряд несложных этапов, а именно:
- приобретение и регистрацию онлайн-кассы с ФН;
- выбор и подключение ОФД (для отправки информации в ФНС);
- подготовка программ (учетной и кассовой) для работы с контактными данными клиентов);
- обучение персонала;
- настройка автоотправки чека после покупки для клиентов, зарегистрированных в приложении ФНС;
- внесение изменений в учетную политику с закреплением пункта о переходе на цифровые чеки.
Не рекомендуется полностью отказываться от бумажной альтернативы. Всегда существует риск проблем с интернетом или отказа клиента от электронной версии.
Как отличить подделку
Электронные чеки имеют QR-коды, которые можно отсканировать с помощью мобильного приложения или специального сервиса («Проверка чека» от ФНС). Программа сразу же покажет настоящий он или нет.
Второй путь — проверка адреса отправителя. Это может быть только магазин, в котором была сделана покупка или оператор фискальных данных.
Убедитесь, что документ содержит уникальный контрольный номер и дату покупки, полные данные о продавце, включая название компании, ИНН, место расчета и контактные данные. Сравните с информацией продавца на сайте. Местом расчета может быть конкретный адрес, по которому находится продавец или сайт, если речь об интернет-магазине. Также должна быть указана информация о приобретенном товаре или оплаченном заказе с номером последнего.
Решили перейти на электронные чеки? Рекомендуем обратиться в сервисный центр «КАССЦЕНТР». Здесь вы сможете не только приобрести необходимое кассовое оборудование и расходные материалы, но сразу заключить договор на обслуживание контрольно-кассовой техники (ККТ).
Специалисты сервиса всегда готовы ответить на все вопросы и помочь с подбором оборудования и расходников.
Выберите свой чек для кассу
-
Чековая лента 57х2060 руб. В корзину -
Чековая лента 80 X 80 X 12 мм220 руб. В корзину
-
Чековая лента 80 X 60 мм195 руб. В корзину
-
Чековая лента 57 Х 80 мм250 руб. В корзину
