Образец заполнения кассовой книги
- 22 февраля 2023
- Время чтения: 9минут
Юридические лица, применяющие в своем деле наличные деньги, должны проводить учет банкнот, выдаваемых и принимаемых кассиром. Регулируется проведение таких операций отдельным Указанием ЦБ от 2014 г., в ст.4.6. рассматривается вопрос о ведении кассовых книг (КК) разными категориями субъектов. Ниже мы рассмотрим особенности работы с образцом кассовой книги по форме КО-4 образца 2023 г.
Кто обязан завести журнал для учета операций с наличными средствами?
Такая документация относится к внутренним документам учреждений. В ней должны фиксироваться операции с наличными денежными массами. В итоге рассчитывается и отмечается дневное сальдо.
Исходя из Указания ЦБ, все юр.лица, организации любой формы собственности, обязаны вносить данные о поступающих ПКО, РКО за текущий день в кассовую книгу по образцу заполнения (форма КО-4).
Для субъектов ИП отдельно прописано, что при ведении учета денежных операций и других физических показателей с соблюдением норм права, КК можно не вести. С другой стороны, если для вашего бизнеса подобная форма контроля за средствами удобна (например, при сотрудничестве с наемными работниками вы расплачиваетесь наличкой), ИП может использовать стандартный образец кассовой книги. Это не обязанность, поэтому всегда можно отменить работу с КК специальным приказом.
Отдельно следует рассмотреть ведение КК обособленными подразделениями юр. лиц. Если они не хранят банкноты на месте по окончании рабочей смены, а отправляют их в основную кассу, оформляя необходимые документы, отдельную кассовую книгу вести не понадобится.
Кассовая книга: характеристики
Стоит уточнить, если вы не знаете, как оформлять кассовую книгу, начните с образцов, утвержденных Госкомстатом (№88, 1998 г.). В постановлении указываются обязательные для оформления КК параметры и пункты.
Однако на сегодня форма КО-4 не обязательно выглядит стандартизировано, главное условие – наличие обязательных информационных полей. КК может вестись в бумаге и в электронных документах. Оформление кассовой книги на бумажном носителе выполняется вручную или через распечатку с ПК (в удобной программе), образец должен заверяться подписью. А вот для того, чтобы защищать и подписывать электронный образец кассовых книг потребуется КЭП ответственных лиц.
Бумажную КК прошнуровывают, страницы нумеруют, заверяют печатью и подписью. Последней приклеивают бумагу с прописанным количеством страниц.
Если кратко перечислить обязательные страницы, любой образец кассовой книги формируется из:
- Обложки – титульного листа
- Основных листов кассовой книги;
- Последнего листа.
Один субъект хозяйства заводит КК в одном экземпляре для всех видов деятельности.
Как заполняются кассовые книги: образец и советы
Напомним, какие правила действуют для работы с КК, что важно учесть, работая с ними:
- Журнал заводят на начало каждого рабочего периода (квартал, год), закрывают в конце. При нехватке страниц создается новый журнал, в котором продолжается фиксация оборота средств.
- Вы выбираете, в какой форме вести учет: от руки, распечатывая или только в электронном виде. Главное – вносить данные о каждой операции точно и своевременно.
- Вручную данные вносятся ручкой, а не карандашом.
- Листы с данными состоят из двух равных частей – при заполнении вручную ответственное лицо дублирует записи за день. Второй экземпляр записей можно оторвать и передать в виде отчета в бухгалтерию.
- Когда рабочая смена завершается, книгу передают на утверждение бухгалтерам, ответственный специалист проверяет данные и утверждает их.
- Хранить заполненные документы нужно от 5 лет.
Подробнее рассмотрим, как оформляется титульный лист КК. За последнее время образец кассовой книги 2022 г. не менялся. Правила его заполнения продолжают действовать в 2023 г. Обложка содержит следующие данные:
- Наименование субъекта;
- Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.
- Период ведения книги.
Когда титульный лист заполнен, можно приступать к заполнению кассовой книги по образцу. На каждой странице есть несколько колонок, в них вносят следующую информацию:
- Дату и номер листа.
- Сумму остатка денежных средств в начале дня.
- В табличные строки – данные согласно ордерам: порядковый номер ордера, информацию о юридическом или физическом лице, на которое оформлен ордер, данные о номерах счетов, вносимые и выданные объемы денег.
- Образец заполнения вручную кассовой книги магазина или другой организации включает в себя пункт — «Итого за день»: в ней подводится итог по объему средств, прошедших через кассира.
- Отдельно рассчитывается остаток наличных в кассе и отмечается, сколько пойдет на выплаты сотрудникам.
Для каждой операции необходимо заполнить отдельную строку, а если ничего не происходило – оставить строку пустой. Не забывайте, что в конце смены лист подписывает назначенный сотрудник и контролирующее лицо.
Если вы являетесь субъектом ИП, для ведения книги учтите некоторые детали. В вашей КК должны отражаться номер и дата начала ее использования; ваши данные; наименование товаров и услуг; суммы поступлений или трат; сальдо.
Как заполняют кассовые книги в электронной форме: образец заполнения
В последние десятилетия все чаще бизнес выбирает электронные КК.
Это снижает затраты времени, уменьшает угрозу ошибок. Но работа в электронном формате несет свои сложности.
Прежде всего, компаниям необходимо подготовить файл в удобной программе, например, в Microsoft Excel или Google Sheets – скачать готовый образец бланка кассовой книги можно в интернете. Еще проще использовать специальные средства – в «1С:Бухгалтерия» создается нужная форма документа.
Сама операция по заполнению таблицы соответствует ручной версии – для электронной кассовой книги образец полностью соответствует физической форме.
Важно не забывать сохранять вносимые изменения (в Excel или PDF).
Ключевой момент работы с электронной версией книги – необходимость подписывать ее каждый день. Для этого используется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая выдается персонально сотруднику. Поэтому, если почему-то ответственное лицо не может утвердить итог дня, возникают сложности. При увольнении сотрудника, нужно оперативно назначить нового ответственного и подготовить для него КЭП.
Кто отвечает за заполнение кассовых документов?
Для организации и правильного ведения КК, директор должен издать приказ о создании кассовой книги, указать ответственных за ее ежедневное заполнение и контроль лиц. Обычно эту обязанность берут на себя кассиры, бухгалтера и т.п., но в зависимости от состава персонала, заполнять документацию может и директор, и главбух, и даже бухгалтерия на аутсорсе.
В обязанности назначенного исполнителя входит скрупулезное внесение всех ПКО и РКО, сверка фактической суммы с суммой по документам, расчет сальдо. Итог заверяется подписями. Проверку данных выполняет главбух или руководитель, подтверждая результат подписью.
Если никаких действий с банкнотами не было, записи не осуществляются.
В кассовых книгах можно вносить исправления. Обязательно нужно расшифровать новую внесенную информацию, указать дату и заверить все подписью.
Нарушения или допущенные неточности в документе приводят к штрафным санкциям, поэтому важно, чтобы ответственные лица заранее ознакомились с образами того, как заполнять кассовую книгу вручную или в электронном виде, а также понимали степень ответственности.
Подводя итоги
В силу того, что КК нужно завести для большинства субъектов предпринимательства, ознакомление с правилами работы с такой документацией помогает избежать штрафов. Нарушения могут стоить до 50 тыс. руб. предприятию и до 5 тыс. руб. должностному лицу.
Образец заполнения кассовой книги и инструкция, представленные выше, помогут владельцам бизнеса вести свою кассовую документацию, соблюдая требования государства. А если вам нужно купить Рутокен ЭЦП 3.0 или необходимую ККТ – обращайтесь в компанию «КАССЦЕНТР». Среди наших товаров и услуг вы найдете все необходимое для эффективной автоматизации вашего бизнеса.
Выберите свою онлайн-кассу
-
MSPOS-E-РФ19 500 руб. Купить -
MSPOS-SE-Ф16 500 руб. Купить
-
MSPOS-D27 100 руб. В корзину
-
aQsi 5 Absolut POS22 900 руб. Купить
