Как отправить приглашение к ЭДО контрагенту

Рейтинг

 5/5

Содержание:

Электронный документооборот удобнее бумажного. Он подходит для работы внутри компании и для внешних связей. Главное, чтобы партнеры тоже были согласны вести документацию в электронно-цифровом виде. Разбираемся, как принять приглашение в ЭДО и как посмотреть приглашение в ЭДО. Для примера приведем, как отправить приглашение к электронному документообороту в СБИС, 1С, Диадок.

Как пригласить контрагента в ЭДО

К ЭДО своих партнеров пригласить стоит в письменном виде. Установленной формы письма не разработано, допускается обращение в свободной форме с соблюдением правил деловой переписки.

Содержание письма:

Список электронных документов для обмена.
Преимущества использования: удобство, экономия на бумаге, юридическая сила электронной документации.
Ссылки на приказ Министерства финансов, статьи НК РФ, ФЗ № 402, № 63.
Информация о провайдере, используемом ПО.

При согласии партнера стороны заключают соглашение. Крупные компании могут оплатить трафик контрагентам, которым переход с бумажного документооборота финансово невыгоден.

Как отправить в ЭДО приглашение контрагенту

Чтобы начать обмен, необходимо отправить контрагенту приглашение в ЭДО. Для начала откройте карточку организации в системе. Возможны три варианта:

Компания подключена к системе. Необходимо пригласить к цифровому взаимодействию. Далее можно обмениваться по защищенным каналам любыми документами в электронно-цифровой форме.
Компания еще не работает в системе. Необходимо договориться о взаимодействии и отправить запрос, чтобы пригласить контрагента, дождаться ответной реакции.
Обращение отправлено, но ответ не получен. Необходимо пригласить ИП/ООО повторно, продемонстрировать удобство и доступность системы на собственном примере.

Найти нужную компанию можно по реквизитам в справочнике системы.

Как отправить приглашение к ЭДО контрагенту СБИС

Приглашение в СБИС на электронный документооборот:

Найдите компанию по КПП/ИНН.
Откройте карточку компании.
Нажмите на значок бумажного самолетика.
Узнайте сведения. Если организация не подключена, отправьте сообщение электронной почтой (переходить на другой сайт не нужно).

Как пригласить контрагента к электронному документообороту (ЭДО) в СБИС с помощью документа:

Создайте документ, например, договор, заполните содержимое.
Введите e-mail в строку адреса и пригласите организацию к обмену.
Компания получает ссылку для скачивания документов и ваше предложение.
В списке уведомлений посмотрите, как отреагировал приглашенный: заявка может быть принята или отклонена.

Если компания работает с другим оператором, сообщения отправляются аналогично, но через страницу «Настроить роуминг». Выберите провайдера из списка или введите ID вручную.

Где посмотреть приглашение на ЭДО СБИС: в карточке своей организации нажмите три вертикальные точки, далее «История изменений». Там вы сможете увидеть доступные обращения и сразу же принять приглашение к ЭДО СБИС от контрагента.

Это основные правила, как пригласить к электронному документообороту (ЭДО) контрагента в СБИС. Пригласить нескольких пользователей можно списком.

Приглашение ЭДО Диадок

Диадок – еще одна популярная система документооборота, входящая в список доверенных ЭДО ФНС РФ. Вы можете проверить как одну, так и сразу несколько организаций, чтобы пригласить их к ЭДО.

Группы контрагентов:

Работают в сервисе. Сообщения они видят прямо в веб-версии.
Имеют доступ к сервису, но не обменивались документами.
Работают в других системах. Благодаря автороумингу видят предложение в своей системе.
Не подключены к Диадок. Видят послание при первом входе на сайт.

Заявка отправляется аналогичным образом (как в SBIS):

Откройте внутренний поисковик.
Выберете из списка организаций.
Наведите курсор.
Отправьте призыв и комментарий.
При необходимости прикрепите один документ (больше нельзя).
Если необходимо, отправьте дубль на электронную почту организации. Если введен адрес почты, система будет отправлять дублирующее письмо автоматически.
Следить за статусом можно во вкладке ожидания ответов.
После принятия приглашения компания сразу появится в списке контактов.

Входящие обращения видны во вкладке «Контрагенты». Здесь же указаны исходящие запросы, заблокированные организации, контакты.

Приглашение контрагента в 1С к ЭДО

Приглашение в 1С к ЭДО отправляется просто. Пригласить к ЭДО в 1С (если у второй стороны тоже документооборот в 1С или Такском) можно непосредственно из документа. Если обмен не настроен, система предложит отправить сообщение.

Если у организации другой оператор, необходима дополнительная настройка. Отправляя приглашение из карточки компании, выберите оператора вашего контрагента. Подключение может занять до 10 дней.

Приглашение к ЭДО в 1С: 8.3 отправляется через «Администрирование». В настройках программы нужно выбрать «Обмен ЭДО». В настройках отправок нужно нажать «Создать». Далее можно отслеживать статус приглашения.

Обучение работе в ЭДО

Электронный документ — это удобный способ взаимодействия с филиалами и партнерами. Все документы надежно защищены: важную документацию нельзя отправлять обычной электронной почтой во избежание утечек. В этом отношении электронная документация передается безопасно, для подписи используется ЭЦП, которую невозможно подделать.

Компания КАССЦЕНТР предлагает услуги подключения к электронному документообороту. Обращайтесь к нам: помогаем подобрать систему, настраиваем, обучаем работе в электронном документообороте. Помогаем отправить приглашение для ЭДО в СБИС, Диадок, 1С и др. вашим контрагентам.