Инвентаризация денежных средств в кассе

Рейтинг
5/5
Инвентаризация наличных денег фото 2

Инвентаризация наличных денег должна периодически проводиться в каждой организации. При проведении процедуры возможно допущение ошибок, поэтому важно следовать алгоритму действий. Напоминаем, как должна проводиться проверка и какие потребуются документы.

Для чего проводится инвентаризация наличных денег в кассе

Основная цель проверки — контроль наличности и фиксация правильности кассового учета. Во время инвентаризации проверяются реальные суммы в кассе, сравнивается количество денег на точке и в ведомости, учитывается корректность заполнения всей документации.

После проверки дается оценка работе кассиров и других ответственных лиц, отвечающих за сохранность материальных ценностей.

Сроки проверки

Инвентаризацию можно проводить в любое время согласно уставу организации. Это прописано в Указании Банка РФ № 3210-У, и в 402-ФЗ. В некоторых случаях проверки проводят в обязательном плановом порядке:

  • Подозрение на кражу денежных средств, порчу имущества и другие нарушения кассовой дисциплины.
  • Ликвидация юр. лица.
  • Смена собственника.
  • Замена кассира.
  • Подготовка к ежегодному бухучету.
  • Передача собственности в аренду.
  • Учет утраты и порчи имущества из-за стихийного бедствия, пожара.

В прочих случаях руководство само определяет сроки проверки. Внеплановые проверки проводятся на усмотрение руководителя в любое удобное время, при этом повод к проверке может быть любым. Кассира предупреждать об инвентаризации денег необязательно. Внеплановые проверки могут проводиться не только по усмотрению владельца компании, но и ревизорами.

Инвентаризация наличных денег фото 3

Кто проводит инвентаризацию денег в кассе

Проверку проводит специальная комиссия при участии кассира. Если тот не может присутствовать, необходимо обеспечить замену сотрудника.

Состав комиссии:

  • Директор предприятия и его зам.
  • Бухгалтер.
  • Менеджер.

Состав комиссии может варьироваться. На усмотрение руководства можно пригласить сторонний аудит. Среди проверяющих не должно быть других кассовых работников, за исключением непосредственного материально-ответственного лица.

Подберем кассу для вашего бизнеса. Бесплатная консультация!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Как подготовиться к проверке

Для проведения инвентаризации выпускают приказ, в котором обозначают дату проведения и состав комиссии. Состав проверяющих может быть постоянным и на ревизии должны присутствовать все члены комиссии, иначе результат проверки будет признан недействительным. Кассир также обязан подготовиться к ревизии. Он должен передать денежные средства на сохранность, отправить ордера на приход и расход бухгалтеру, списать выданные деньги. Кассир присутствует на инвентаризации, но возможны исключения: Не может долгое время присутствовать на рабочем месте по уважительной причине. Проверку проводят, если кассир скрывается или игнорирует ревизию. В некоторых случаях выпуск приказа не требуется, например, при подготовке к ежегодной бухгалтерской отчетности.

Ход процедуры

Проверка проводится по месту нахождения кассового узла. Возможна проверка всех касс в один день. После прибытия комиссия пересчитывает денежные средства. Это можно проделывать вручную или при помощи оборудования — счетчика банкнот и монет.

Результаты подсчетов сравнивают с оборотно-сальдовой ведомостью. Возможны три варианта развития событий:

  • Расхождений с документом не выявлено.
  • Излишек денег — средства изымают в пользу компании.
  • Недостача. Нехватка средств может быть восполнена за счет организации, деньги могут удержать из зарплаты кассира, но в случае серьезных нарушений сотрудника могут уволить и даже завести уголовное дело.

Кроме подсчета денег, комиссия может проверить документы, хранящиеся в кассе: госпошлины, транспортные билеты и др.

Инвентаризация наличных денег фото 1

Результаты проверки

Итоги ревизии фиксируют в акте ИНВ-15 (для наличных) или описи ИНС-16 (для ценных бумаг), где указывают:

  • Номер приказа, согласно которому назначена проверка.
  • Данные о том, кто проводил проверку (если это внешняя проверка от контролирующего органа или аутсорс), когда проходила проверка.
  • Количество подсчитанных денег — цифрами и прописью.
  • Подписи всех участников.
  • На оборотной стороне листа — пояснения от кассира, почему в кассе лишние деньги или недостает средств. Здесь же руководитель резюмирует свое решение — уволить сотрудника или применить иные санкции. Если проверку осуществляли контролирующие органы – выводы и решение по вопросу штрафов или санкций.

Бланки заполняют в двух экземплярах, каждый подписывает комиссия и материально-ответственное лицо. Один экземпляр передают бухгалтеру, другой отдают кассиру.

Распространенные ошибки

Результат работы проверяющих может быть признан недействительным в следующих случаях:

  • Один из сотрудников отсутствует при проверке. В этой ситуации необходим приказ с новым составом комиссии.
  • Отсутствует кассир. Ревизию можно проводить и без сотрудника, но только в ряде случаев.
  • Кассир присутствует, но в случае недостачи нет его подписи и письменных объяснений. Тогда невозможно будет взыскать с провинившегося денежные средства.
  • Некоторые операции остались не завершены, из-за чего неизбежно возникают расхождения с ведомостью.

Итоги

Инвентаризация — это полезный инструмент для контроля денежных средств и других ценностей. Но чтобы проверка была признана правомерной, важно правильно заполнять документы и не допускать распространенных ошибок. Для проведения проверки обязателен приказ (за редким исключением), необходимо присутствие всех членов комиссии и кассира.

Выберите своё кассовое оборудование и программы для ИП

Нужна помощь в выборе оборудования для вашего ИП?

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Вам также будет интересно

Товар добавлен в корзину
0 товаров - руб.

Обратный звонок

Он будет закрыт в 0 секунд