Инвентаризация денежных средств в кассе
- 09 октября 2024
- Время чтения: 5 минут
Инвентаризация наличных денег должна периодически проводиться в каждой организации. При проведении процедуры возможно допущение ошибок, поэтому важно следовать алгоритму действий. Напоминаем, как должна проводиться проверка и какие потребуются документы.
Для чего проводится инвентаризация наличных денег в кассе
Основная цель проверки — контроль наличности и фиксация правильности кассового учета. Во время инвентаризации проверяются реальные суммы в кассе, сравнивается количество денег на точке и в ведомости, учитывается корректность заполнения всей документации.
После проверки дается оценка работе кассиров и других ответственных лиц, отвечающих за сохранность материальных ценностей.
Сроки проверки
Инвентаризацию можно проводить в любое время согласно уставу организации. Это прописано в Указании Банка РФ № 3210-У, и в 402-ФЗ. В некоторых случаях проверки проводят в обязательном плановом порядке:
- Подозрение на кражу денежных средств, порчу имущества и другие нарушения кассовой дисциплины.
- Ликвидация юр. лица.
- Смена собственника.
- Замена кассира.
- Подготовка к ежегодному бухучету.
- Передача собственности в аренду.
- Учет утраты и порчи имущества из-за стихийного бедствия, пожара.
В прочих случаях руководство само определяет сроки проверки. Внеплановые проверки проводятся на усмотрение руководителя в любое удобное время, при этом повод к проверке может быть любым. Кассира предупреждать об инвентаризации денег необязательно. Внеплановые проверки могут проводиться не только по усмотрению владельца компании, но и ревизорами.
Кто проводит инвентаризацию денег в кассе
Проверку проводит специальная комиссия при участии кассира. Если тот не может присутствовать, необходимо обеспечить замену сотрудника.
Состав комиссии:
- Директор предприятия и его зам.
- Бухгалтер.
- Менеджер.
Состав комиссии может варьироваться. На усмотрение руководства можно пригласить сторонний аудит. Среди проверяющих не должно быть других кассовых работников, за исключением непосредственного материально-ответственного лица.
Как подготовиться к проверке
Ход процедуры
Проверка проводится по месту нахождения кассового узла. Возможна проверка всех касс в один день. После прибытия комиссия пересчитывает денежные средства. Это можно проделывать вручную или при помощи оборудования — счетчика банкнот и монет.
Результаты подсчетов сравнивают с оборотно-сальдовой ведомостью. Возможны три варианта развития событий:
- Расхождений с документом не выявлено.
- Излишек денег — средства изымают в пользу компании.
- Недостача. Нехватка средств может быть восполнена за счет организации, деньги могут удержать из зарплаты кассира, но в случае серьезных нарушений сотрудника могут уволить и даже завести уголовное дело.
Кроме подсчета денег, комиссия может проверить документы, хранящиеся в кассе: госпошлины, транспортные билеты и др.
Результаты проверки
Итоги ревизии фиксируют в акте ИНВ-15 (для наличных) или описи ИНС-16 (для ценных бумаг), где указывают:
- Номер приказа, согласно которому назначена проверка.
- Данные о том, кто проводил проверку (если это внешняя проверка от контролирующего органа или аутсорс), когда проходила проверка.
- Количество подсчитанных денег — цифрами и прописью.
- Подписи всех участников.
- На оборотной стороне листа — пояснения от кассира, почему в кассе лишние деньги или недостает средств. Здесь же руководитель резюмирует свое решение — уволить сотрудника или применить иные санкции. Если проверку осуществляли контролирующие органы – выводы и решение по вопросу штрафов или санкций.
Бланки заполняют в двух экземплярах, каждый подписывает комиссия и материально-ответственное лицо. Один экземпляр передают бухгалтеру, другой отдают кассиру.
Распространенные ошибки
Результат работы проверяющих может быть признан недействительным в следующих случаях:
- Один из сотрудников отсутствует при проверке. В этой ситуации необходим приказ с новым составом комиссии.
- Отсутствует кассир. Ревизию можно проводить и без сотрудника, но только в ряде случаев.
- Кассир присутствует, но в случае недостачи нет его подписи и письменных объяснений. Тогда невозможно будет взыскать с провинившегося денежные средства.
- Некоторые операции остались не завершены, из-за чего неизбежно возникают расхождения с ведомостью.
Итоги
Инвентаризация — это полезный инструмент для контроля денежных средств и других ценностей. Но чтобы проверка была признана правомерной, важно правильно заполнять документы и не допускать распространенных ошибок. Для проведения проверки обязателен приказ (за редким исключением), необходимо присутствие всех членов комиссии и кассира.
Выберите своё кассовое оборудование и программы для ИП
-
POScenter EVA-150 Lite4.7 out of 521 100 руб. В корзину
-
POScenter 9.74.9 out of 510 800 руб. В корзину
-
POScenter 10 TFT LED черный4.8 out of 511 300 руб. В корзину
-
АТОЛ 55Фv24.8 out of 535 000 руб. В корзину