Эффективная инвентаризация в магазине
- 25 мая 2025
- Время чтения: 5 минут
Чтобы сверить фактическое наличие товаров на складе и в торговом зале с данными, указанными в учетной системе, в магазинах прибегают к инвентаризации. Данный процесс можно назвать «генеральной уборкой» в сфере торговли, поскольку он позволяет выявить расхождения, определить причины их возникновения и принять меры для дальнейшего поддержания точного учета. Инвентаризация может также проводиться, если, например, есть подозрения на кражу или порчу.
В этой статье мы расскажем, что такое инвентаризация в магазине, зачем она проводится, какие правила и этапы следует учитывать, как автоматизировать процессы с помощью оборудования и какие нововведения появились в 2025 году. Также разберем, как магазины в Москве и других городах могут упростить этот процесс.
Зачем нужна инвентаризация
Основная цель этого процесса — обеспечение достоверности бухгалтерского учета. Точные данные о количестве, стоимости товаров необходимы для правильного расчета себестоимости продукции, определения прибыли, корректной уплаты налогов. Инвентаризация также позволяет выявить излишки и недостачи, оптимизировать складские запасы. Она классифицируется по:
- ситуации;
- объему имущества;
- масштабу охвата;
- условиям проведения;
- способу проведения.
Рассмотрим каждую разновидность подробнее.
Виды по ситуации
Существует плановая, внеплановая, повторная и контрольная инвентаризация.
Плановые инвентаризации проводятся в соответствии с графиком, установленным руководством организации, а внеплановые — в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, смены материально-ответственных лиц, а также для выявления фактов кражи, недостач, потерь.
Повторная процедура нужна, когда результаты первичной ревизии оказались спорными либо присутствуют подозрения о недобросовестности лиц, ответственных за нее.
Контрольная процедура проводится после плановой. Она позволяет перепроверить результаты инвентаризации и их достоверность.
Виды по объему имущества/товаров
Здесь различают полную и частичную инвентаризацию. Полная охватывает все группы товаров, а частичная – только определенные.
Виды по масштабу охвата
Существует сплошная и выборочная ревизия.
Сплошная предполагает пересчет и проверку всех единиц имущества и товаров. Для каждого подразделения и направления назначается комиссия и работники, а также независимые ревизоры.
Выборочная инвентаризация предусматривает проверку только некоторых подразделений и направлений.
Виды по условиям проведения
Здесь выделяют обязательную и инициативную. Первая проводится раз в год, а вторая — по желанию руководителя.
Виды по способу проведения
По способу проведения инвентаризация может быть натуральной или документальной. Натуральная предусматривает пересчет имущества и товаров по их наличию, а документальная – по данным из документов.
Когда проводят инвентаризацию
Проведение инвентаризации товара в магазине становится обязательным в ряде случаев:
- Составляется годовая бухгалтерская отчетность. Перед формированием баланса и других форм отчетности необходимо убедиться в правильности данных, указанных в учете. Ревизия в этом случае позволяет вовремя внести корректировки, если они необходимы.
- Сменяется материально ответственное лицо. Передача товаров от одного сотрудника к другому требует документального подтверждения их фактического наличия и состояния. Ревизия в данном случае выступает инструментом защиты интересов как организации, так и самих сотрудников.
- Был обнаружен факт хищения или порчи товара. В этом случае важно установить размер ущерба, найти виновных и принять меры для предотвращения подобных ситуаций в будущем.
- Произошло техногенное или стихийное бедствие, повлекшее за собой утрату или повреждение товаров.
Еще один фактор — если планируется реорганизация или ликвидация магазина, чтобы все товары в наличии были зафиксированы.
Как часто проводить процедуру
Для магазинов с большим оборотом и дорогостоящими товарами лучше проводить ее каждый месяц или даже неделю. Это позволит предотвратить крупные потери, а также поддержать точный учет. Инвентаризация товаров в магазине с небольшим ассортиментом может проводиться раз в квартал или полгода. Частота зависит от категории товаров и специфики торговой точки.
Порядок проведения инвентаризации в магазине
Он включает в себя несколько этапов:
- подготовку;
- подсчет имеющихся товаров;
- сверку полученных результатов с фактическими данными;
- подведение итогов.
Особенно важно, чтобы инвентаризация в розничных магазинах проводилась строго по этим этапам — это помогает избежать хаоса и добиться полной прозрачности.
На подготовительном этапе издается приказ, в котором указывается состав комиссии, сроки проведения проверки и список проверяемых товаров. При этом важно заранее прекратить движение товаров, чтобы избежать ошибок. Затем проводится пересчет и сопоставление данных. В завершение формируются итоги и подписываются комиссией.
Стоит также отметить важность правильно организованного склада перед началом проверки. Упорядоченное размещение товара, наличие маркировки и чистые зоны учета заметно ускоряют работу комиссии. Мы всегда рекомендуем накануне провести локальную расстановку или переучет — это избавит от неожиданных сбоев в процессе ревизии.
В некоторых случаях, особенно при частичной проверке, может быть полезна работа ночью или в выходные, когда торговая точка не принимает покупателей. Это решение позволяет не приостанавливать деятельность магазина, при этом не мешая штатному распорядку. Гибкий график и точный план действий — залог успешной и быстрой инвентаризации.
Отдельно стоит упомянуть, что по результатам инвентаризации в розничных магазинах определяется материальная ответственность, если выявлены недостачи. Ответственные лица подписывают акты и протоколы, подтверждая точность данных. Эти документы имеют юридическую силу и используются при расчетах и отчетности.
Нововведения в 2025 году
С апреля 2025 года вступили в силу обновления ФСБУ 28/2023, которые затрагивают порядок инвентаризации в магазине. Среди них — обязательное оформление электронных актов, единый порядок учета отклонений, а также сокращение сроков по представлению отчетности.
Эти меры направлены на повышение прозрачности, особенно в случае ликвидации или реорганизации торговой точки. Важно заранее подготовить штат и процессы, особенно если вы ведете бизнес в Москве, где проверяющие органы работают особенно строго.
Чтобы избежать ошибок и соответствовать обновленным требованиям, важно заранее подготовиться и точно понимать, как сделать инвентаризацию в магазине по новым правилам.
Как проходит инвентаризация в магазине: автоматизация
Для того чтобы минимизировать ошибки и сократить трудозатраты, мы рекомендуем автоматизировать проведение инвентаризации в магазине. Это особенно актуально при большом ассортименте и наличии складских помещений. Использование ТСД (терминалов сбора данных) и беспроводных сканеров штрихкодов позволяет ускорить процесс и сразу интегрировать результаты в систему учета.
Дополнительно можно использовать программное обеспечение, которое автоматически формирует инвентаризационные ведомости, сравнивает фактические остатки с учетными и предупреждает о критических отклонениях. Это особенно удобно для сетевых магазинов, где единая база данных и большая команда сотрудников. Такой подход экономит время и снижает нагрузку на персонал, особенно в пиковые периоды.
Еще один значимый плюс — снижение человеческого фактора. При ручном пересчете часто возникают неточности, пропуски и дублирование строк. Современные решения сводят подобные ошибки к минимуму. Сотрудник, использующий терминал, видит четкие подсказки и списки товаров, не путается в бумагах, не теряет данные при отключении электричества.
Одним из популярных решений является АТОЛ Smart.Lite — удобное устройство, которое подойдет как для зала, так и для склада. Работает автономно, имеет длительное время работы без подзарядки и удобен в использовании даже без специальной подготовки. Такие инструменты значительно упрощают работу персонала и снижают риски пересортицы.
Если Вы хотите понять, как проводится инвентаризация в магазине максимально эффективно, начните с правильного выбора оборудования. «КАССЦЕНТР» поможет подобрать подходящий комплект и обучить сотрудников.
Польза инвентаризации и наше предложение
Мы уверены, что в магазине прошла инвентаризация успешно тогда, когда она не мешает торговому процессу, помогает навести порядок и экономит ресурсы. Инвентаризация позволяет выявить слабые звенья в логистике, оценить эффективность персонала и улучшить оборачиваемость товара.
Чтобы результаты инвентаризации в магазинах были точными и понятными, стоит доверить процесс профессионалам. Мы в «КАССЦЕНТР» предлагаем не только оборудование, но также техническую поддержку и другие услуги: помощь в настройке, обучение и сопровождение на всех этапах. Работаем по всей России, включая Москву, и всегда на связи, чтобы сделать Вашу инвентаризацию проще и результативнее.
Выберите своё ТСД и программы для ИП
-
aQsi 623 200 руб. Купить -
aQsi 5 Absolut POS26 900 руб. Купить
-
Эвотор 6 Смарт-терминал29 900 руб. Купить
-
СТБ 519 000 руб. Купить
