Что такое Электронный документоооброт (ЭДО)?

Рейтинг
5/5
Что такое Электронный документоооброт (ЭДО)?​

ЭДО — это расшифровка понятия электронного документооборота. Система электронного документооборота упрощает работу с документацией. В некоторых сферах внедрение СЭД обязательно. Если в вашей деятельности применение ЭДО необязательно, то статья поможет разобраться, необходимо ли конкретно вам переходить на оформление в электронном виде контрактов, приказов и другой документации.

Что такое и что значит электронный документооборот

ЭДО — это ведение документооборота в цифровом виде без необходимости распечатывать бумажные бланки, договоры, приказы, счета и пр. Функции систем электронного документооборота такие же, как у обычного делопроизводства. С помощью ЭДО возможны:

  • Формирование, редактирование, регистрация, хранение, поиск документов.
  • Отправка файлов по защищенным каналам контрагентам, клиентам, сотрудникам и пр.
  • Сдача отчетности в электронном виде контролирующим органам, например, в ФНС.
  • Предоставление документов в суд.

Преимущества:

  • Конфиденциальность — договоры, контракты передаются по защищенным каналам.
  • Экономия финансов: не нужно тратиться на бумагу, конверты, принтер и расходники, организовывать полки и папки для хранения.
  • Оперативность: доставка занимает время, отправка в электронном виде не сложнее переписки по e-mail, электронные документы можно быстро согласовывать и утверждать. 
  • Круглосуточный доступ. Документы всегда под рукой, могут быть подписаны с любого устройства, на котором установлена ЭЦП.
  • Безопасность — внесение изменений недобросовестной второй стороной легко отследить. СЭД отслеживает подлинность ЭЦП.
  • Удобство — даже если вы имеете право вести документооборот в привычном виде, сдавать отчетность в ФНС в большинстве случаев придется в электронной форме.
  • Повышение эффективности работы сотрудников.
Что такое и что значит электронный документооборот ​

Сферы, где применять ЭДО обязательно

Некоторые компании и частные лица не могут вести деятельность без использования цифровой подписи. В других отраслях применение ЭДО возможно по желанию.

Кто работает с ЭДО:

  • Продавцы маркированных товаров. Маркировка и перемаркировка осуществляется через сайт «Честный ЗНАК». Для передачи сведений и получения кодов обязательно подключение к оператору ЭДО.
  • Участники рынка грузоперевозок. Грузоперевозчики могут не печатать бумажные ведомости, накладные и другую документацию, оформляя их через систему ЭПД.
  • Участники госзакупок. Большую часть закупок необходимо осуществлять через ЛК в Единой информационной системе.
  • Кадровики. Во время пандемии участились случаи перевода сотрудников на удаленный режим работы. С персоналом можно обмениваться документами дистанционно, что дает новые возможности для бизнеса благодаря привлечению сотрудников из разных городов. В виде файлов можно предоставлять распоряжения, приказы. Исключение — регистрация несчастных случаев, журналы инструктажа по охране труда, приказ об увольнении сотрудников, не работающих дистанционно. Электронный документооборот в сфере охраны труда возможен: можно перенести практически все документы, за исключением уже перечисленных вариантов. Журнал можно вести в электронной форме только при наличии бумажной копии.
  • Бухгалтерия муниципальных и бюджетных организаций. С начала 2023 года применение ЭДО в бухгалтерии таких организаций обязательно.

Перед началом работы сообщите контрагентам, что переходите на СЭД. Основные функции электронного документооборота равноценны привычному делопроизводству, поэтому можно не беспокоиться за юридическую силу приказов, договоров, заявлений, счетов-фактур, перевозочных документов и пр.

Подберем кассу для вашего бизнеса. Бесплатная консультация!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Как работает и выглядит электронный документооборот

Как работает и выглядит электронный документооборот

Чтобы электронный документ имел такое же официальное свойство, как бумажный носитель, формуляр должен быть правильно заполнен и обязательно заверен ЭЦП.

Получить сертификат предприниматели и компании могут только в удостоверяющих центрах ФНС или у уполномоченных представителей. Каждый сотрудник, наделенный полномочиями — руководитель, бухгалтер и другое должностное лицо — должен подписывать документы личной ЭЦП, поскольку подпись предоставляется в единственном экземпляре и не может быть скопирована.

ЭДО может быть внутренним (применяется одной компанией/организаций) и внешним для работы с партнерами, контрагентами и пр. Кроме таких видов ЭДО как внешний и внутренний, выделяют документооборот в сфере архивной деятельности, управления, бухгалтерии, кадров, складской деятельности др.

Как электронный документооборот работает между организациями: 

  • Документ отправляется через оператора ЭДО и подписывается обеими сторонами — адресантом и получателем.
  • При подписании ЭП получатель получает уведомление.
  • Сразу после этого можно переводить деньги, начинать отгрузку, совершать любые действия, предусмотренные контрактом/договором.

Типовые функциональные требования к системам ЭДО не распространяются на документы, содержащие государственную тайну. Основные положения:

  • Сохранение метаданных.
  • Обеспечение интеграции системы ЭД и иных информационных государственных систем.
  • Исключение несанкционированной рассылки.
  • Проверка подписи.
  • Обеспечение доступа к связанным документам.
  • Контроль сроков исполнения поручений.
  • Отборка документации с истекшим сроком действия.

Могут ли возникнуть проблемы с ЭДО

Пересылать через оператора можно любые документы: необходимо уточнять, с каким форматом работает та или иная организация. Обычно СЭД применяется для отправки первичной бухгалтерской документации, хотя необязательно. Пересылка через оператора более безопасна, поэтому для обмена серьезными документами не стоит использовать электронную почту. Передача через систему ЭДО осуществляется в зашифрованном виде.

Минусы:

  • Программные сбои.
  • Атаки хакеров.
  • Отсутствие СЭД у ряда партнеров (в таком случае ЭДО может быть смешанным).

Недостатков не так уж много с учетом того, что информационные технологии упрощают ведение бизнеса и некоммерческой деятельности.

Выводы

Чтобы воспользоваться возможностями СЭД, нужно:

  • Выбрать систему, подходящую по параметрам, и оформить договор с провайдером ЭДО.
  • Получить ЭЦП для сотрудников, имеющих доступ к системе. Подпись нельзя передавать коллегам.
  • Ознакомиться с утвержденными формами.
  • Назначить персонал, ответственный за поддержание архива ЭДО в актуальном состоянии.

Функции электронного документооборота не отличаются от назначения привычных бумажных документов. Для многих ИП/ООО переход на ЭДО обязателен, но в первую очередь это удобно. Поэтому если закон не диктует пользоваться системой прямо сейчас, задумайтесь о таком способе в будущем: цифровизация затрагивает все больше сфер.

Выберите свою онлайн-кассу

Нужна помощь в выборе Онлайн-кассы?

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Вам также будет интересно

Товар добавлен в корзину
0 товаров - руб.

Обратный звонок

Он будет закрыт в 0 секунд